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個人情報保護について

■個人情報の取扱いについて

1. 当社が取り扱う個人情報の利用目的

  1. ご本人から直接書面によって取得する個人情報(当社ウェブサイトに設置した入力フォーム等によるものを含む)の利用目的
    取得に先立ち、ご本人に対し書面により明示します。
  2. 前項以外の方法によって取得する個人情報の利用目的
分類 利用目的
お客様情報
  • (1) 商品購入手続きや配送のため
  • (2) お問合せ対応(ご本人への連絡を含む)のため
  • (3) アフターサービスなどを提供するため
  • (4) アンケートや統計データを実施作成するため
  • (5) 当社が取り扱う通信販売、店舗販売のご案内のため
  • (6) 当社が提供する各種商品・キャンペーン・サービス等の企画・実施・ご案内のため
  • (7) ご利用履歴管理・お客様管理のため

※上記(4)~(6)は、お客様から収集した情報(ウェブサイトやサービス等の閲覧・利用履歴、取引履歴、購買履歴等の情報、趣味・嗜好性、お肌の状態、ご意見・ご相談内容等を含みますがこれらに限られません)を分析利用することを含みます。

お客様情報(お電話で受け付けるお肌の状態、健康状態など) ご本人様へのアドバイスのため
お取引先様情報 業務連絡、受発注内容確認のため

2. 個人情報の取扱体制や講じている措置の内容

  1. 基本方針の策定
    個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。
  2. 個人データの取扱いに係る規律の整備
    取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。
  3. 組織的安全管理措置
    • ①個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
    • ②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
  4. 人的安全管理措置
    • ①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
    • ②個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
  5. 物理的安全管理措置
    • ①個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
    • ②個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。
  6. 技術的安全管理措置
    • ①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
    • ②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

3. 個人情報の共同利用について

当社は、以下のとおり、お客様の個人情報を共同利用いたします。

  1. 共同利用する者の範囲
    株式会社ポーラ・オルビスホールディングス、その国内連結子会社及び国内関係会社
  2. 共同利用する者の利用目的
    • ①当社又は共同して利用する会社が、お客様との取引やお客様向けサービス等を適切かつ円滑に履行するため
    • ②当社又は共同して利用する会社のマーケティングや販売等での分析、商品、サービス、キャンペーン等の改善、研究や開発等のため
    • ③当社又は共同して利用する会社の提供する商品、サービス、キャンペーン等について、お客様からのお問合せ、ご利用申込み、その他お申し出があった場合に担当会社へ伝達・引き継ぎ等を行うため
    • ④当社又は共同して利用する会社が行う広告表示、商品、サービス、キャンペーン等に関するご案内、アンケート等を実施するため
    • ⑤上記各号に加え、本項3)に記載のお客様の情報を分析して、以下の目的で利用するため
      • ・お客様の趣味・嗜好等に応じた当社又は共同して利用する会社の商品、サービス、キャンペーン等を研究・開発するため
      • ・お客様の趣味・嗜好等に応じた商品、サービス、キャンペーン等の各種ご案内を行うため
    • ⑥ポーラ・オルビスグループの経営管理及び内部管理のため
  3. 共同利用される個人情報の項目
    氏名、生年月日、住所やお届け先情報、電話番号、メ-ルアドレス、性別、商品・サービス等の取引内容や利用履歴、アンケート結果、趣味・嗜好情報、ご意見・ご相談内容、接客に関する内容、肌分析等に関する内容、インターネットその他の電子的ネットワークにおける行動情報等
  4. 共同利用する個人データの管理について責任を有する者
    各個人データを原取得した会社。住所及び代表者は、当社が原取得した会社の場合においては、下記a)記載のとおりです。当社以外の会社が原取得者である場合の管理責任者についての情報は、当該会社の公式ホームページの個人情報に係る公表事項をご参照下さい。

■仮名加工情報の取扱いについて

当社は、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように加工した仮名加工情報を作成し、当社の商品・サービス等の改善、研究、開発等の目的で分析して利用します。

また、当社は、以下のとおり、仮名加工情報を共同利用いたします。

  • 1) 共同利用する者の範囲
     上記3-1と同じ
  • 2) 共同利用する者の利用目的
     共同利用を行う各社における商品、サービス、キャンペーン等の改善、研究、開発等のための分析
  • 3) 共同して利用される個人に関する情報の項目
     上記3-3で記載した項目のうち、氏名以外の項目(氏名以外の情報についても必要に応じて削除、置き換え等の適切な加工を行います)
  • 4) 共同利用する仮名加工情報である個人データの管理について責任を有する者
     上記3-4と同じ

■保有個人データに関する事項の周知

当社で保有している保有個人データに関して、ご本人又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、第三者提供記録の開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求(以下、「開示等の請求」といいます)につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

a) 事業者の名称、住所、及び代表者の氏名
名称:オルビス株式会社
住所:東京都品川区平塚2-1-14
代表者:小林琢磨
b) 個人情報の管理責任者
管理者名:個人情報保護管理者
所属部署:HR統括部
連絡先:0120-080-270
c) 全ての保有個人データの利用目的
分類 利用目的
お客様情報
  • (1) 商品購入手続きや配送のため
  • (2) お問合せ対応(ご本人への連絡を含む)のため
  • (3) アフターサービスなどを提供するため
  • (4) アンケートや統計データを実施作成するため
  • (5) 当社が取り扱う通信販売、店舗販売のご案内のため
  • (6) 当社が提供する各種商品・キャンペーン・サービス等の企画・実施・ご案内のため
  • (7) ご利用履歴管理・お客様管理のため

※上記(4)~(6)は、お客様から収集した情報(ウェブサイトやサービス等の閲覧・利用履歴、取引履歴、購買履歴等の情報、趣味・嗜好性、お肌の状態、ご意見・ご相談内容等を含みますがこれらに限られません)を分析利用することを含みます。

お客様情報(お電話で受け付けるお肌の状態、健康状態など) ご本人へのアドバイスのため
お取引先様情報 業務連絡、受発注内容確認のため
当社従業員情報 社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため
当社への採用応募者情報 採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため
特定個人情報 番号法に定められた利用目的のため
d) 保有個人データの取り扱いに関する苦情の申し出先
1.お電話でお問い合わせいただく場合
 無料電話:0120-080-270(午前9時より午後5時まで 土・日・祝祭を除く)
2.郵送でお問い合わせいただく場合
 〒142-0051 東京都品川区平塚2-1-14
 オルビス株式会社 個人情報に関するお問い合わせ窓口
e) 認定個人情報保護団体
当社は、法に基づき認定を受けた認定個人情報保護団体である下記団体に加盟しております。下記団体では、当社の個人情報の取り扱いについての苦情・相談をお受けしております。
一般財団法人日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室
<住所>〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル 12F
<電話番号>03-5860-7565 / 0120-700-779
【当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません】
f) 保有個人データの開示等の求めに応じる手続き
  • 1)開示等の求めの申し出先
      開示等のお求めは、上記の個人情報に関するお問い合わせ窓口にお申し出ください。
  • 2)ご本人による開示等の求めに関するお手続き
    1. お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。
    2. ご記入いただいた請求書、ご本人であることを確認する書類(ア)、手数料分の郵便為替(利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ)を上記個人情報に関するお問い合わせ窓口までご郵送ください。
    3. 回答は原則としてご本人に対して書面(封書郵送)にておこないます。
      (ア)ご本人であることを証明する資料
      運転免許証
      パスポート
      住民票(個人番号が記載されていないもの)
      健康保険の被保険者証
      在留カード
  • 3)代理人による開示等の求めに関するお手続
    1. お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。
    2. ご記入いただいた請求書、代理人であることを証明する書類(ア)及び代理人ご自身を証明する書類(イ)、手数料分の郵便為替(利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ)を上記個人情報に関するお問い合わせ窓口までご郵送ください。
    3. 回答は原則として代理人に対して書面(封書郵送)にておこないます。
      (ア)代理人である事を証明する資料
      <開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人の場合>
      本人の委任状(原本)
      <代理人様が未成年者の法定代理人の場合>いずれかの写し
      戸籍謄本
      住民票(続柄の記載されたもの/個人番号が記載されていないもの)
      その他法定代理権の確認ができる公的書類
      <代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合>いずれかの写し
      後見登記等に関する登記事項証明書
      その他法定代理権の確認ができる公的書類
      (イ)代理人ご自身を証明する資料
      運転免許証
      パスポート
      住民票(個人番号が記載されていないもの)
      健康保険の被保険者証
      在留カード
      ※各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を黒塗り等の処理をしてください。
  • 4)利用目的の通知又は開示のお求めについての手数料
    1回のご請求につき、300円の手数料(郵便切手300円)をご負担いただきます。(利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ)お送りいただく請求書等に同封していただきます。

以上